Hồ sơ nhân sự cần những gì và cách sắp xếp khoa học

Một bộ hồ sơ nhân sự được tổ chức khoa học giúp HR tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị. Nếu bạn chưa biết hồ sơ nhân sự cần những gì, đừng lo! Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập và quản lý hồ sơ chuẩn chỉnh.

4 phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự tối ưu nhất hiện nay

1. Lưu trữ truyền thống (Bản giấy/Bản cứng)

Hồ sơ nhân sự được lưu trong bìa cứng, tủ tài liệu hoặc kho lưu trữ. Các thông tin như hợp đồng, sơ yếu lý lịch, giấy tờ bảo hiểm, bảng lương... được in và sắp xếp thủ công theo từng nhân viên hoặc phòng ban.

Ưu điểm:

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên.
Có bản cứng gốc phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra hoặc đối chiếu pháp lý.
Không phụ thuộc vào thiết bị điện tử, có thể xem trực tiếp.

Nhược điểm:

Dễ thất lạc, hư hỏng do ẩm mốc, cháy nổ hoặc sai sót khi sắp xếp.
Khó tìm kiếm, tốn diện tích lưu trữ.
Cập nhật thủ công, mất nhiều thời gian và nhân lực.

2. Lưu trữ điện tử cơ bản (Word, Excel, PDF)

Số hóa tài liệu và lưu trữ trên máy tính, thư mục mạng nội bộ hoặc ổ cứng di động dưới dạng file Word, Excel, PDF.

Ưu điểm:

Tiết kiệm không gian lưu trữ
Tra cứu nhanh chóng
Dễ sao chép và chia sẻ qua email, mạng nội bộ cho nhiều người
Chi phí thấp
Sao lưu đơn giản
Chỉnh sửa linh hoạt

Nhược điểm:

Thiếu hệ thống quản lý
Rủi ro mất dữ liệu
Khó kiểm soát các phiên bản đã chỉnh sửa
Bảo mật yếu, dễ bị lộ thông tin

Tối ưu quản lý với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Paradise HR

Trong thời đại số hóa, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng phương pháp thủ công hay Excel dần trở nên kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Phần mềm hrm Paradise HR ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự.

Paradise HR giúp tối ưu 80% thời gian cho các công việc hành chính, giảm sai sót và chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định mới nhất.

PHẦN MỀM NHÂN SỰ PARADISE HR

Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, TP. Hồ CHí Minh

Điện thoại: 0942368979

Email: cuongvd@phanmemtinhluong.com

Website: https://phanmemtinhluong.com/

Facebook: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

Maps: https://maps.app.goo.gl/Q25UVmGzLEoaaYhj7

Social:

https://wakelet.com/wake/HCkCSlZE7IFbJCPG3iLDy

https://x.com/nngoclan1991/status/1978322910239510864

https://reedsy.com/discovery/post/0fe8446cb3

https://diigo.com/0110uef